Version 19 July 2023 CoorpID.ToU.UK.2.0

CoorpID Terms of Use

These ‘terms of use’ are part of the ‘terms and conditions’ which are signed by the authorised person of your company. It describes how you as a user should use our Service (as defined below).

General

1. CoorpID is a secure and centralized cloud-based collaboration application (“Vault”) where corporates can store their Know Your Customer related documents and information (“KYC information”) and share that KYC information with multiple external (financial) institutions such as banks (the “Service”). The Service shall be provided through a website as an online platform as provided by CoorpID.

Credentials and access CoorpID

1. Upon completion of your onboarding and upon our acceptance of your submission, you will be provided with a password and account credentials which allows you to make access and make use of our Service. Please use these credentials in accordance with the Agreement and instructions or information provided by us. The credentials are strictly personal and non-transferable and may not be copied or reproduced. You are required to keep these credentials safe and secure and you shall upon receipt of the credentials take measures which can reasonably be expected to keep the credentials safe and secure.

2. Please take note of the information provided by us in relation to the secure use of credentials and the measures that you must take to prevent fraud or other misuse of such credentials and shall act, , in accordance with such information. We may change such information and in urgent situations such changes can be applied by ING with immediate effect. We will inform you accordingly. 

3. If your credentials have become known to any third party or if there is any suspicion thereof, please make sure that you change your credentials immediately. We may assign a validity period to the credentials.

4. We are authorised to block or suspend (i) your access to the Vault and/or Service, (ii) credentials, or (iii) access to (any services accessible through) the platform, in case of (A) the non-compliance with the instructions and requirements as referred to in the terms of use, (B) security reasons or (C) the suspicion of improper, unauthorised or fraudulent access or use thereof. 

5. You may block your own credentials or access to (any services accessible through) the Service. Upon becoming aware of any improper, unauthorised or fraudulent access or use of the Service and/or credentials by someone else, you shall immediately terminate or block your access to and use of the credentials and shall inform us promptly thereof. 

6. In case of a block or suspension by us, we shall, where possible prior to such blocking, inform you of such a block or suspension and the reasons thereof, unless such communication would compromise objectively justified security reasons or is restricted or prohibited by applicable laws or regulations. We shall unblock the access to the Service, the Vault or the credentials, or replace the latter by new credentials, once the reasons for blocking no longer exist.

7. No data transmission over the internet can be guaranteed as totally secure. Whilst we strive to protect such information, we do not warrant and cannot ensure the security of any information which you transmit to us. Any information which you transmit to us is transmitted at your own risk. Nevertheless, once we receive your transmission, we will take reasonable steps to preserve the security of such information. 

8. While the Service provided by us through the website as an online platform and pursuant to this Agreement is provided in good faith, we do not make any representations your access to the services will be uninterrupted. 

Specific warnings

1. You must take your own precautions to ensure that the process which you employ for accessing the Service does not expose you to the risk of viruses, malicious computer code or other forms of interference which may damage your own computer system. For the avoidance of doubt, we do not accept responsibility for any interference or damage to your own computer system which arises in connection with your use of the Service, this website or any linked website.

2. We do not give you any assurances that any information supplied via the Service will be suitable for your purposes or that it will be error-free. You agree that you will not rely on any such information or its availability and that any reliance you make will be on your own independent assessments with the aid of qualified independent advice (or you accept the risk of not seeking that independent advice).

About us and our regulator

CoorpID is a trade mark of ING Bank NV. ING has its registered office at Bijlmerdreef 106, 1102 CT Amsterdam, the Netherlands and is entered in the Amsterdam Trade Register under no. 33031431. ING is registered with De Nederlandsche Bank (DNB) and the Authority for the Financial Markets (AFM) in the Register of Credit Institutions and Financial Institutions. ING is also regulated by the Netherlands Authority for Consumers and Markets (ACM). Information on the regulation of ING can be obtained from DNB (www.dnb.nl), AFM (www.afm.nl) or ACM (www.acm.nl).

20210125.CoorpID.ToU.NL.1.0

Gebruiksvoorwaarden van COORPID

Deze “Gebruiksvoorwaarden” zijn een onderdeel van de “Algemene Voorwaarden” die door uw bedrijf zijn geaccepteerd. In geval van tegenstrijdigheden tussen deze Gebruiksvoorwaarden en de Algemene Voorwaarden hebben de algemene voorwaarden voorrang boven de gebruiksvoorwaarden. In deze gebruiksvoorwaarden worden uw en onze wederzijdse verplichtingen tijdens het gebruik van de COORPID Service (zoals hieronder omschreven) uiteengezet. De uitdrukkingen “wij”, “we”, “ons”’ en “onze”’ verwijzen naar ING Bank N.V. vertegenwoordigd door COORPID.

Met u gezamenlijk worden we in deze Gebruiksvoorwoorden (zoals hieronder nader omschreven) Partners genoemd en elk afzonderlijk Partner.

Algemeen

1. COORPID is een veilige en gecentraliseerde samenwerkingstoepassing in de cloud (“Kluis”), waar bedrijven hun documenten en informatie in verband met Know Your Customer (“KYC-informatie”) kunnen opslaan en die KYC-informatie met meerdere externe (financiële) instellingen zoals banken kunnen delen (de “Service”). De Service wordt verleend via een website in de vorm van een online platform dat door COORPID beschikbaar wordt gesteld.

2. Met het oog op het gebruik van deze Service:

a. heeft uw bedrijf ermee ingestemd de algemene voorwaarden van COORPID (de “Algemene Voorwaarden”), die van tijd tot tijd kunnen worden herzien, na te leven;

b. hebt u ermee ingestemd de gebruiksvoorwaarden van COORPID (de “Gebruiksvoorwaarden”), die van tijd tot tijd kunnen worden herzien, na te leven.

3. COORPID stelt de Kluis met het oog op de Service aan u ter beschikking. Daarnaast werken de Partners samen om de Service in overeenstemming met de Algemene Voorwaarden verder te ontwikkelen en u dient conform deze Gebruiksvoorwaarden te handelen. Om ervoor te zorgen dat de Partners de Service optimaal kunnen benutten, dient u tijdens de duur van de Service aan uw verplichtingen op grond van de Gebruiksvoorwaarden en aan onze redelijke verzoeken te voldoen.

4. De Gebruiksvoorwaarden moeten worden gelezen in samenhang met eventuele andere toepasselijke voorwaarden voor het gebruik van deze website. Door deze Gebruiksvoorwaarden te aanvaarden, gaan wij een Gebruiksvoorwaarden (de “Gebruiksvoorwaarden”) aan en bevestigt u dat u de inhoud van deze Gebruiksvoorwaarden hebt gelezen en daarmee hebt ingestemd en erkent u dat tijdens de duur van de Service de Gebruiksvoorwaarden bindend is.

5. U mag de Service niet gebruiken voor activiteiten of doeleinden die in strijd met enige wet- of regelgeving zijn, of die een nadelig effect op de reputatie van ING of de integriteit van de Kluis of de Service kunnen hebben.

Inloggegevens en toegang

1. Nadat uw onboarding is voltooid en wij uw aanvraag hebben geaccepteerd, ontvangt u een wachtwoord en inloggegevens waarmee u toegang tot onze Service krijgt en daarvan gebruik kunt maken. U moet deze inloggegevens conform de Gebruiksvoorwaarden en de door ons verstrekte instructies of informatie gebruiken. De inloggegevens zijn strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar en mogen niet worden gekopieerd of gereproduceerd. U dient deze inloggegevens veilig te bewaren en bij ontvangst van deze gegevens neemt u maatregelen waarvan redelijkerwijs mag worden verwacht dat de inloggegevens daardoor veilig worden bewaard.

2. U dient kennis te nemen van de informatie die wij u met betrekking tot het veilige gebruik van inloggegevens verstrekken en van de maatregelen die u moet nemen om fraude of ander misbruik van deze gegevens te voorkomen. Daarnaast dient u in overeenstemming met deze informatie te handelen en ervoor te zorgen dat gebruikers dat eveneens doen. Wij kunnen deze informatie aanpassen en ING kan zulke aanpassingen met onmiddellijke ingang van toepassing verklaren. In een dergelijk geval brengen wij u hiervan op de hoogte.

3. Indien de inloggegevens van een gebruiker bij een derde bekend zijn geworden of het vermoeden bestaat dat dit het geval is, moet deze gebruiker zijn of haar inloggegevens onmiddellijk wijzigen. U moet erop toezien dat de gebruikers alle verplichtingen van de Gebruiksvoorwaarden naleven en u blijft verantwoordelijk voor deze gebruikers. Wij kunnen een geldigheidsduur aan de inloggegevens toekennen.

4. Wij zijn gemachtigd om i) uw toegang tot de Kluis en/of de Service, ii) inloggegevens of iii) de toegang tot (diensten die toegankelijk zijn via) het platform te blokkeren of op te schorten, in geval van a) niet-naleving van de instructies en vereisten als bedoeld in deze Gebruiksvoorwaarden, b) veiligheidsredenen of c) een vermoeden van onjuiste, ongeoorloofde of frauduleuze toegang of gebruik ervan.

5. U kunt i) uw eigen inloggegevens of ii) de inloggegevens van een van uw gebruikers of hun toegang tot (diensten die toegankelijk zijn via) de Service blokkeren. Zodra u te weten komt dat een gebruiker op onjuiste, ongeoorloofde of frauduleuze wijze toegang tot de Service heeft verkregen of de Service heeft gebruikt, moet u de toegang van deze persoon tot de inloggegevens en diens gebruik ervan onmiddellijk beëindigen of blokkeren en ons daarvan terstond op de hoogte brengen.

6. In geval van een blokkering of opschorting van onze kant informeren wij u, indien mogelijk voorafgaand aan de blokkering, over deze blokkering en opschorting en over de redenen daarvan, tenzij een dergelijke mededeling om veiligheidsredenen objectief gezien niet gerechtvaardigd is of door de geldende wet- en regelgeving wordt beperkt of verboden. Wij deblokkeren de toegang tot de Service, de Kluis of de inloggegevens of vervangen laatstgenoemde door nieuwe inloggegevens, zodra de redenen voor de blokkering niet langer van toepassing zijn.

7. Er kan geen volledig veilige overdracht van gegevens via het internet worden gewaarborgd. Hoewel wij ernaar streven zulke informatie te beschermen, kunnen wij de veiligheid van de informatie die u ons toezendt niet garanderen. Wanneer u ons informatie toezendt, doet u dat op eigen risico. Zodra wij de door u toegezonden informatie ontvangen, nemen wij niettemin redelijke maatregelen om de informatie veilig te houden.

8. De Service die wij via de website als een online platform en uit hoofde van deze Gebruiksvoorwaarden leveren, wordt te goeder trouw verleend; wij kunnen echter op geen enkele wijze toezeggen dat u continue toegang tot de Service en zult hebben.

Gegevensbescherming

1. U stemt ermee in om de door de Service verstrekte KYC-informatie en persoonsgegevens uitsluitend voor legale doeleinden te uploaden en/of te gebruiken. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, de vereisten van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming (welke van toepassing is).

2. U erkent en gaat ermee akkoord dat wij als verwerker optreden.

Specifieke waarschuwingen

1. U moet uw eigen voorzorgsmaatregelen treffen om te voorkomen dat u door het proces dat u gebruikt om toegang tot de Service te verkrijgen, wordt blootgesteld aan het risico van virussen, kwaadaardige computercodes of andere vormen van verstoring die aan uw eigen computersysteem schade kunnen toebrengen. Ter voorkoming van misverstanden: wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor verstoringen van of schade aan uw eigen computersysteem als gevolg van uw gebruik van de Service, deze website of een gekoppelde website.

2. Wij geven geen garantie dat informatie die via de Service wordt verstrekt, geschikt is voor het door u beoogde doel, of dat deze foutloos is. U stemt ermee in dat u niet op zulke informatie of de beschikbaarheid daarvan vertrouwt en dat u uitsluitend op uw eigen onafhankelijke oordeel vertrouwt op basis van onafhankelijk deskundig advies (of u aanvaardt het risico van het niet vragen van onafhankelijk advies).

Vertrouwelijkheid

1. Beide Partners mogen indien dat noodzakelijk is Vertrouwelijke Informatie (zoals hieronder nader omschreven) aan hun respectieve medewerkers, tussenpersonen, leveranciers, onderaannemers, adviseurs en gelieerde ondernemingen die bij de uitvoering van de Gebruiksvoorwaarden betrokken zijn, bekendmaken, mits:

a. in geval van een dergelijke bekendmaking aan een persoon of entiteit, de bekend maker niettemin aansprakelijk blijft voor enige ongeoorloofde bekendmaking; en

b. deze persoon of entiteit zich aan geheimhoudingsverplichtingen dient te houden die minstens even beperkend zijn als de geheimhoudingsverplichtingen die in de Gebruiksvoorwaarden staan vermeld.

2. Wat betreft alle Vertrouwelijke Informatie die afkomstig is van een Partner en die aan de andere Partner wordt meegedeeld of op andere wijze in het bezit van die Partner komt, moet de ontvangende Partner:

a. alle redelijke maatregelen nemen om de Vertrouwelijke Informatie veilig te bewaren en te gebruiken;

b. Vertrouwelijke Informatie niet gebruiken voor een ander doel dan waarvoor zij is meegedeeld;

c. afhankelijk van de bewaartermijnen voor gegevens en/of interne beleidsprocedures en vereisten, wordt Vertrouwelijke Informatie niet langer dan redelijkerwijs bewaard dan nodig is om haar verplichtingen jegens de andere Partner te vervullen, op schriftelijk verzoek kan verzocht worden Vertrouwelijke Informatie naar de andere Partner terug te zenden, waaronder gemaakte kopieën, onmiddellijk nadat alle bovengenoemde verplichtingen zijn vervuld, hetzij kan na schriftelijke toestemming van de andere Partner zulke Vertrouwelijke Informatie ter plaatse vernietigd worden.

3. Een Partner is niet verplicht zich aan geheimhouding te houden als het gaat om Vertrouwelijke Informatie:

a. welke openbaar is en/of reeds op niet-vertrouwelijke basis in het bezit van de Partner is gekomen; of

b. welke rechtmatig in het bezit van die Partner is gekomen, onafhankelijk van enige bekendmaking door de Partner; of

c. welke voorheen of onafhankelijk door de medewerkers, adviseurs of tussenpersonen van de ontvangende Partner is ontwikkeld, zonder daarbij de Vertrouwelijke Informatie te hebben gebruikt; of

d. waarvan door de andere Partner uitdrukkelijk schriftelijk is bevestigd dat de informatie niet-vertrouwelijk is; of

e. welke een Partner volgens de wet aan een rechterlijke of bestuurlijke of regelgevende instantie bekend moet maken, waarbij telkens wanneer de wet of een gerechtelijk bevel dat toestaat en indien dat haalbaar is, de Partner die de informatie moet bekendmaken, de andere Partner ruim van tevoren in kennis stelt van deze verplichte bekendmaking zodat de andere Partner een redelijke gelegenheid heeft om bezwaar tegen de bekendmaking aan te tekenen.

In deze Gebruiksvoorwaarden wordt onder Vertrouwelijke Informatie verstaan: i) het bestaan en de inhoud van deze Gebruiksvoorwaarden, ii) enigerlei informatie over een Partner die tijdens de voorbereiding en de uitvoering van de Gebruiksvoorwaarden in het bezit is dan wel in het bezit kan komen van de andere Partner, iii) enigerlei informatie die door een Partner is aangemerkt als vertrouwelijk en iv) enigerlei informatie over of ontvangen van de andere Partner waarvan de ontvangende Partner redelijkerwijs kan verwachten dat deze vertrouwelijk is.

Auteursrechten

1. De auteursrechten op onze website (waaronder tekst, afbeeldingen, logo’s, pictogrammen, geluidsopnamen en software) zijn ons eigendom of hebben wij in licentie. Informatie die via een derde is verkregen, kan onderworpen zijn aan auteursrechten van die derde.

2. Tenzij anders vermeld vormt een woord of middel waaraan het TM- of ®-symbool is verbonden doorgaans een handelsmerk. Vraag ons om toestemming indien u een handelsmerk wilt gebruiken dat op onze website is te vinden.

3. Onze website via welke wij u onze Service verlenen, kan links naar andere websites of toepassingen bevatten (“Sites van Derden”), onder meer van dienstverleners die u producten of diensten aanbieden die op onze website worden getoond (of waarnaar vanaf onze website wordt gelinkt). Wij hebben geen controle over Sites van Derden en zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of het eventuele privacy beleid daarvan, noch bevelen wij deze aan. U dient zelf een oordeel te vormen over Sites van Derden, o.a. over de aankoop en het gebruik van producten of diensten welke via die sites toegankelijk zijn.

Aansprakelijkheid

1. Geen van de Partners is aansprakelijk jegens de andere Partner wanneer zij verzuimt bepaalde doelen te bereiken, of voor de levering of niet-levering van specifieke prestaties als onderdeel van de Service. Elke Partner is zelf volledig verantwoordelijk voor het nemen van alle besluiten en maatregelen met betrekking tot haar bedrijfsactiviteiten, waaronder naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving, met inbegrip van de wetgeving inzake gegevensbescherming.

2. Behoudens de bepalingen in deze Gebruiksvoorwaarden aanvaardt geen van de Partners enige aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid voor het gebruik van KYC-Informatie, noch voor het vertrouwen dat de andere Partner wellicht in enige Resultaten stelt, en evenmin voor adviezen of informatie die in verband met enige Resultaten worden verstrekt.

3. Geen van de Partners is jegens de andere Partner aansprakelijk voor indirecte, incidentele, bijzondere of gevolgschade van de andere Partner, waaronder maar niet beperkt tot winstderving. Niets in deze Gebruiksvoorwaarden strekt tot uitsluiting of beperking van de aansprakelijkheid van een Partner voor:

a. fraude of een type aansprakelijkheid dat volgens de wet niet kan worden beperkt of uitgesloten; of

b. verliezen of schade als gevolg van een doelbewuste schending van deze Gebruiksvoorwaarden.

4. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor enig verzuim om aan onze Gebruiksvoorwaarden te voldoen wanneer dat verzuim te wijten is aan omstandigheden waar wij redelijkerwijs geen invloed op hebben.

5. Voor zover wettelijk toegestaan, aanvaarden wij geen aansprakelijkheid voor verliezen of schade, ongeacht de oorzaak daarvan, die u direct of indirect lijdt als gevolg van uw gebruik van de Service, deze website of een gekoppelde website.

6. Als wij bij één gelegenheid afstand doen van rechten die wij krachtens onze Gebruiksvoorwaarden genieten, betekent dat niet dat bij elke andere gelegenheid automatisch afstand van deze rechten wordt gedaan.

Diverse bepalingen

1. U mag uw rechten of verplichtingen krachtens deze Gebruiksvoorwaarden niet geheel of gedeeltelijk overdragen, zonder eerst schriftelijk toestemming van ons te hebben verkregen. Deze toestemming mag niet op onredelijke gronden worden geweigerd of uitgesteld.

2. Wij mogen uw rechten of verplichtingen krachtens deze Gebruiksvoorwaarden geheel of gedeeltelijk overdragen. Voor zover nodig stemt u er hierbij van tevoren onvoorwaardelijk en onherroepelijk mee in dat u zult meewerken aan een door ons verrichte overdracht en dat u deze overdracht vooraf goedkeurt.

3. U mag zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming geen mededeling doen uitgaan (over of afgeleid van Vertrouwelijke Informatie, publieke verwijzingen, persberichten of andere aankondigingen) die op ons of de Gebruiksvoorwaarden betrekking hebben, tenzij een dergelijke mededeling op grond van de wet is vereist, in welk geval – voor zover dat niet bij wet is verboden – u ons zo spoedig mogelijk moet informeren voordat de mededeling wordt gedaan. Deze verplichting geldt voor de duur van de Service of gedurende de looptijd van de Gebruiksvoorwaarden en vijf jaar daarna.

4. U erkent uitdrukkelijk en stemt er uitdrukkelijk mee in dat deze Gebruiksvoorwaarden en alle documenten en voorwaarden (en wijzigingen daarop of bijwerkingen daarvan) met betrekking tot deze Gebruiksvoorwaarden en de Service en die op grond daarvan worden verleend, elektronisch kunnen worden verstrekt, ongeacht of de Gebruiksvoorwaarden op elektronische wijze is gesloten of niet.

Wijzigingen

1. Wij mogen onze Gebruiksvoorwaarden te allen tijde wijzigen.

2. Wij brengen u op de hoogte van de wijzigingen hetzij i) via de website, bij uw eerstvolgende poging om toegang tot de Service te krijgen, hetzij ii) via e-mail, en wel uiterlijk één (1) maand voor de ingangsdatum van de wijzigingen.

3. De nieuwe voorwaarden kunnen op het scherm worden getoond en u kunt worden verzocht deze te lezen en te aanvaarden om de Service te kunnen blijven gebruiken. In alle andere gevallen wordt u geacht de wijzigingen te hebben aanvaard, tenzij u voor de beoogde ingangsdatum van de wijzigingen ons schriftelijk hebt meegedeeld dat u deze niet (meer) accepteert, hierna stopt per direct uw toegang tot de Service.

Blijvende geldigheid

1. De bepalingen van de Gebruiksvoorwaarden blijven van kracht na beëindiging, voltooiing of afloop van de Gebruiksvoorwaarden, indien de aard van die bepalingen dat vereist.

2. Indien een van de bepalingen van de Gebruiksvoorwaarden om welke reden dan ook als ongeldig, niet afdwingbaar of onwettig wordt beschouwd, blijven de resterende voorwaarden in onze Gebruiksvoorwaarden niettemin volledig van kracht.

Geschillen

1. Indien de Partners geen overeenstemming over een probleem aangaande de Gebruiksvoorwaarden kunnen bereiken binnen 14 dagen nadat de ene Partner de andere van dat probleem in kennis heeft gesteld, leggen zij het probleem voor aan hun contactpersoon bij de andere Partner en proberen zij het probleem binnen 14 dagen na het voorleggen van het probleem op te lossen.

2. Mocht er na de in lid 1 vermelde periode geen overeenstemming zijn bereikt, dan kan elke Partner conform de onderstaande clausule over Toepasselijk recht een gerechtelijke procedure instellen.

Toepasselijk recht

De Gebruiksvoorwaarden en eventuele niet-contractuele verplichtingen die daaruit voortkomen of in verband daarmee ontstaan, worden beheerst door Nederlands recht en de Partners stemmen ermee in zich te onderwerpen aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Amsterdam in Nederland.

Over ons en onze toezichthouder

COORPID is een handelsmerk van ING Bank N.V.(“ING”). ING is statutair gevestigd aan Bijlmerdreef 106, 1102 CT Amsterdam, KvK-nummer 33031431 in Amsterdam. ING is geregistreerd bij De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) in het Register van Kredietinstellingen en Financiële Instellingen. Ook staat ING onder het toezicht van de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Neem voor meer informatie over het toezicht op ING contact op met DNB (www.dnb.nl), de AFM (www.afm.nl) of de ACM (www.acm.nl).

Downloaden

Klik hier voor een PDF versie. Dit bestand opent in een nieuw venster.